Koszty mediacji, a koszty procesu - pigułka wiedzy
Mediacje są często ogólnie określane jako tańszy sposób rozwiązywania konfliktów. Czy rzeczywiście tak jest? A jeśli mediacje są tańsze, to czy można ugodowo zakończyć już istniejący spór pomimo rozpoczęcia postępowania sądowego? I jak to wpływa na koszty postępowania?
Nie oszukujmy się, nikt nie lubi płacić kosztów sądowych - opłat sadowych, zaliczek na opinie biegłych i innych opłat szczególnie jeśli wiążą się one z dość mało przyjemnym doświadczeniem jakim jest konieczność prowadzenia sporu sądowego. Nie dość, że postępowania sądowe trwają długo to nie wiadomo jak się zakończą i czy nie okaże się, że poza zapłaceniem ?swoich kosztów? nie będzie trzeba zapłacić jeszcze kosztów np. zastępstwa prawnego strony przeciwnej.
Przyjrzyjmy się tej kwestii bliżej.
Mediacje są co do zasady odpłatne. Zarówno te prowadzone przez mediatorów sądowych ze skierowania sądów (na podstawie postanowienia sądu) oraz te tzw. umowne - czyli oparte na umowie łączącej strony konfliktu z mediatorem.
W przypadku mediacji umownych to umowa mediatora ze stronami co do zasady określa wysokość kosztów mediacji, na które składa się głównie wynagrodzenie mediatora. Mediacje mogą jednak wiązać się z innymi kosztami, np. opinii rzeczoznawców, jeśli takie potrzebne będą do zakończenia sporu. Nie jest tajemnicą, że mediator prowadząc mediacje wykonuje pracę, za którą należy mu się wynagrodzenie. Niemniej zasadą jest, że wynagrodzenie mediatora jest zwykle sporo niższe, niż koszty prowadzenia pełnego procesu sądowego. Jeśli mediacje umowne zakończą się zawarcie ugody - to należy to traktować jako największy sukces - bowiem rolą sądu powszechnego będzie wtedy wyłącznie zatwierdzenie ugody, względnie nadanie jej klauzuli wykonalności, a to jest czynność w dużej mierze techniczna. Sąd bowiem bada wtedy jedynie czy zawarta ugoda jest zgodna z prawem, nie narusza tzw. zasad współżycia społecznego oraz czy nie zmierz do obejścia powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
W przypadku mediacji prowadzonych na podstawie skierowania sądowego (mowa tutaj o sprawach cywilnych - np. o zapłatę, sprawach rodzinnych, sprawach podziałowych, spadkowych, etc) - wysokość kosztów mediacji jest ściśle określona przez przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2016, poz. 921). Najistotniejszy dla stron przepis wskazuje, że w sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 złotych i nie więcej niż 2000 złotych za całość postępowania mediacyjnego. Natomiast w sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz w sprawach o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za prowadzenie postępowania mediacyjnego wynosi za pierwsze posiedzenie 150 złotych, a za każde kolejne - 100 złotych, łącznie nie więcej niż 450 złotych.
Dodatkowo mediatorowi przysługuje zwrot wydatków ponoszonych w toku mediacji w granicach określonych w/w rozporządzeniem.
Na podobnym poziomie koszty mediacji kształtują się w sprawach administracyjnych - choć podstawą ich ustalenia jest rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 2 czerwca 2017r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym. Tutaj warto również zaznaczyć, że zgodnie z art. 264 Kodeksu postępowania administracyjnego Jednocześnie z wydaniem decyzji organ administracji publicznej ustali w drodze postanowienia wysokość kosztów postępowania, osoby zobowiązane do ich poniesienia oraz termin i sposób ich uiszczenia. Dalej, jeżeli w sprawie została przeprowadzona mediacja, organ administracji publicznej, niezwłocznie po doręczeniu protokołu z przebiegu mediacji, wydaje postanowienie w sprawie ustalenia wysokości kosztów mediacji.
Warto pamiętać, że jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy administracyjnej w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji.
Koszty mediacji w ramach postępowania administracyjnego stanowią co do zasady koszty tego postępowania i pokrywa je organ administracji publicznej. Inaczej sprawa wygląda w przypadku postępowań administracyjnych, w których może być zawarta ugoda (nie wszystkie postępowania administracyjne mogą zakończyć się ugodą). W takich sprawach koszty te ponoszą strony w równych częściach, chyba że umówią się inaczej.
W sprawach karnych koszty mediami co do zasady
pokrywa Skarb Państwa (art.618, 619 Kodeksu postępowania karnego).
Jednak koszty mediacji cywilnych są co do zasady pokrywane przez strony postępowania (strony sporu) - chyba że Sąd zwolni stronę z obowiązku ich poniesienia (trzeba złożyć wniosek w tym zakresie). Jak widać jednak ich wysokość jest odpowiednio niższa, niż wysokość innych kosztów sądowych.
Co jednak dzieje się gdy w toku sprawy sądowej (czyli już po poniesieniu kosztów choćby opłaty sądowej) strony konfliktu dojdą do porozumienia i zawrą ugodę? Czy to się opłaca finansowo? Oczywiście - zgodnie bowiem z regulacjami wprowadzonymi do ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (ustawa z dnia 28 lipca 2005r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz.U. 2021, poz. 2257, t.j.) w przypadku zawarcia ugody w trakcie trwania postępowania sądowego Sąd z urzędu (czyli bez wniosku strony, automatycznie) zwraca 3/4 uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli w toku postępowania sądowego zawarto ugodę przed mediatorem po rozpoczęciu rozprawy, - mowa tutaj o opłacie sadowej - koszcie, który trzeba ponieść, aby Sąd merytorycznie rozpoczął prowadzenie postępowania.
Dalej, w sytuacji gdy ugoda zostanie przez strony zawarta przed Sądem (nie przed mediatorem) w toku postępowania sądowego Sąd zwróci 1/2 opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli postępowanie w pierwszej instancji zakończyło się zawarciem ugody sądowej po rozpoczęciu rozprawy. Podobnie, jeśli ugoda zostanie zawarta w postępowaniu odwoławczym (tzw. apelacyjnym) , ale przed Sądem - Sąd zwraca 1/2 opłaty od środka zaskarżenia.
Warto zatem rozważyć czy mimo istniejącego konfliktu - skoro już znaleźliśmy się przed Sądem - nie opłaca się dogadać i w ten sposób obniżyć koszty postępowania sądowego. Ważnym jest, że w przypadku zawarcia ugody - czy to przed mediatorem, czy przed Sądem - strony mogą wpływać realnie na finalne obciążenie ich kosztami postępowania sądowego.
Ważnym jest również, iż w treści ugody strony mogą dowolnie - (umownie) określić kto i w jakim stopniu ponosi koszty postępowania mediacyjnego. Zasadą jest, że strony koszty mediacji ponoszą po połowie, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby te proporcje inaczej ustalić. W przypadku zwarcia ugody można również rozwiązanie o kosztach postępowania (czyli już nie tylko koszty mediacji, ale i koszty całego postępowania sądowego - niejako przenieść na grunt postępowania sądowego. Zgodnie z art.104 Kodeksu postępowania cywilnego koszty procesu, w którym zawarto ugodę, znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej.?Podobnie, art.104(1) Kodeksu postępowania cywilnego wskazuje, że koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd i zakończonej ugodą znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej.
Po zawarciu ugody Sąd umorzy postępowanie (zakończy je, bez podejmowania decyzji merytorycznej). Oczywiście, kwestie wpływu umorzenia postępowania na koszty postępowania to dużo szerszy temat (np. w zakresie cofnięcia pozwu/wniosku) i w tym opracowaniu nie ma możliwości szczegółowego omówienia wszystkich kwestii związanych z kosztami postępowania sądowego w zależności od tego jak siłowo postępowanie kończy, niemniej warto jest pamiętać, że mediacje (niezależnie od tego, czy sądowe, czy umowne) są realną i atrakcyjną finansowo formą zakończenia sporu, co nie musi rujnować budżetu domowego/firmowego.
Na koniec wypada wspomnieć, że zakończenie postępowania ugodą nie powinno wpływać na wysokość wynagrodzenia pełnomocnika procesowego ustanowionego w danej sprawie. Skuteczny pełnomocnik, umiejący wspomóc swojego klienta w procesie mediacyjnym jest równie ważny w mediacji, jak na sali sądowej, a dobrze przygotowana ugoda może zaoszczędzić wiele pieniędzy, o czym warto pamiętać i co należy szczególnie cenić.